あなたは
起業準備や
ビジネスの仕組みをつくるのでも
「何からやったらいいかわからない」
「優先順位がうまくつけられない」
と悩むことはありませんか？
今日は
優先順位をうまくつけられるようになる３つのコツ
というテーマでお話します。
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◆「何からやったらいいかわからない」
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もしあなたが
天職を見つけて
ビジネスとして実現したい
と思うのなら
優先順位を
うまくつけられるようになる
３つのコツを
強く意識してみてください。
なぜなら
ビジネスは逆算思考であり、
優先順位がうまくつけられないと、
一向にカタチになっていかないからです。
たとえば、こんな感じです。
天職をビジネスとして実現したいのに、
なかなか成果が出ない人は、
「優先順位がうまくつけられない」
傾向があります。
やりたいことはたくさんあるけれど
どれもこれも大事に思える、
「決められない」ので
同じところをグルグル
堂々巡りする。。。
「決められない」
「行動できない」
「行動が止まってしまう」
ひとつの原因は
自分の中で
優先順位がうまくつけられないことです。
ちょうど、昨日も
高２の娘からこんな相談を受けました。
「自分がやりたいことと、
やらなくてはいけないことは、違う」
「やらなくちゃいけないことは、
１つずつやってくのみ、だけど」
「やりたいことがたくさんある場合には
どうしたらいいのか？」
「どうやって優先順位をつけたらいいのか？」
という質問です。
彼女の場合は、
やりたいことが、全部
頭の中では並列で同じだと。
そこに順位はない。
もともと表現や創作をすることが好きなので、
絵を描いたり、
小説を書いたり、
歌を歌ったり、
動画を撮ったり、
情報発信をしたいとか
以前にも行ったポリッドスクリーンの
プロジェクトを完成させたい、とか
やりたいことが
たくさんあるようでした。
ふだん私は
当たり前のように
自分の中でシャカシャカ
優先順位をつけて
フルスピードで
毎日を送っているような感覚があるので、
なるほど、
面白い質問、貴重な質問だなと感じました。
大人になると、
そしてアラフォー、アラフィフになると、
やらなくてはいけないことに
毎日振り回されて、
自分がやりたいことなんて
どんどん後回しになりがちですよね。
起業する！と決めても
その準備の時間が一向に
とれない、、、とか。
資格をとって、
起業しても、集客がうまくいかない、
ビジネスの仕組みを作り上げたい
天職をビジネスとして実現したい、
と思っても
家事育児や仕事、介護、
もろもろの雑事、
毎日のやらなくちゃ
いけないことに追われて、
なかなか手が付けられない
というお悩みを
クライアントさんからも
よく聞きます。
しかし、
天職をビジネスとして
実現している人は、
自然体で、
毎日の生活の中で
優先順位をうまくつけて
ビジネスでもプライベートでも
自分を回し続けています。
私にとっても
起業した当時から、
「優先順位をうまくつけられるようになる」
ことは
いつも大きな興味関心がある
テーマなので改めてじっくり考えてみました。
そして、
ふだん自分は
どんな工夫をしているのか、
ということも振り返ってみました。
優先順位をうまくつけられるようになるコツ
あなたはなんだと思いますか？
優先順位がうまくつけられるようになる
コツは３つあります。
一つは、「緊急性」と「重要度」
二つ目は、「難易度」と「効果性」
三つ目は、プロからフィードバックを得る
ことです。
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◆「緊急性」と「重要度」
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一つは、「緊急性」と「重要度」
優先順位をうまくつける方法として
よく言われるのが
「緊急性」と「重要度」で考えるやり方です。
私自身は、
時間管理、タスク管理には、
デジタルとアナログ
両方を使い分けています。
優先順位をつけるために
日々やっているのはこんな感じです。
毎日使う
１日１ページの
手書き手帳では、
To Doリストの欄に
真ん中に線を引き、
二つの領域に分けています。
第１領域：
緊急性が高くて重要度も高い作業
と
第２領域：
緊急性は低いが重要度が高い作業
です。
第１領域は
たとえば、
飛び込みでの緊急を要する対応、
顧客対応や、
家族、子供たちの
今日中にやる必要がある対応です。
第２領域では、
ビジネスの構築、仕組みづくり、
コンテンツ作成、
メルマガ、ブログ記事作成など、
長期的な視野に立った場合、
やる必要があること、
あるいは
読書や学び、
自分の体のメンテナンス、
休養なども入ります。
この２つの領域を
ToDoリストの真ん中に１本線を引き、
別々に分けて書いています。
箇条書きにして
先頭には
チェックボックス□をつけます。
さらに、
ビジネスに関しては
To Doリストの上から
書き足していきます。
プライベートなことは
リストの一番下の欄から
書いていきます。
それが終わったら
フリクションの消せる赤ペンで
チェックし、傍線を引く
みたいな感じです。
この緊急性と重要度に基づく
優先順位のつけ方では
他に
第３領域
緊急性は高いが重要度は低い
（例・電話対応）
第４領域
緊急性は低く重要度も低い
（例・テレビやスマホをダラダラ見る）
もあるわけですが、
私の場合は、
基本、この第３、第４は
できる限り削るので、
優先順位を立てる
という意味では、
この
第１領域と第２領域を「見える化」して
とにかく集中します。
第２領域の
自分がやりたいことに関しての
優先順位は、
それをやるうえで
自分にとって
一番能率が上がる時間帯に
もってくるようにしています。
「自分をととのえる」ことに関連するなら
早朝、朝イチ。
書くこと、クリエイティブなこと、
創造性を求められることは
朝、午前中。
作業すること、
根気強く対応することが必要なことは
午後の時間帯。
さらに、
自分のメンテナンスに関することは、
夕方から夜の時間帯に
もってくる
というような感じです。
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◆「難易度」と「効果性」
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ただ、
実は「緊急性」と「重要度」だけだと、
うまく優先順位を付けられないのも確かです。
時間はあっても
やる気が起きない、
エンジンがかからない、
という時は、
私もあります。
では、そんなときは、
どうすれば良いのか？
優先順位をうまくつけられるようになるコツ
おすすめは、「難易度」と「効果性」で判断することです。
難易度というのは、
やろうと思っている作業、タスクの難易度。
難しいのか、簡単なのか。
効果性というのは、
目標達成への効果。
それをやることで、自分の夢やビジョンに
どんなふうにつながるか、
本質的に重要なのか、
長期的な視野をもって、
見るということです。
簡単なもの、
ハードルが低いものから手をつける。
あるいは、
長期的な視野に立って
自分の天職として統合していく場合に
本当に必要だと思うことからやる
といった感じです。
ひとつ注意すべきことは、
優先順位がうまくつけられない場合は、
自分がやりたいことが
「表現が抽象的になっている」のではないか、
ということです。
例えば、「ビジネスの仕組みをつくる」のような感じですね。
こういった抽象的な表現だと、
何から始めれば良いのかが分かりづらいので、
難易度が高そうに見えます。
こうした場合には、
まずは
・15分間ブログの下書きを書く
・メルマガのテンプレートをつくる
・ステップメールを書く
・ランディングページをつくる
など、
今これから自分がやろうとすること、
その内容をさらに細分化すると、
１つ１つの作業が簡単になります。
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◆フィードバックを得る仕組みをもつ
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最後に３つ目、
優先順位をうまくつけられるようになるコツは、
プロからフィードバックを得る
です。
自分の特性を理解し、
傾向と対策を練る。
私自身も
拡散思考の傾向があるので、
やりたいことがたくさんある
取っ散らかりそうになることは
よくあります。
しかし
つねに優先順位をつけて、
目の前のことを淡々とこなし、
ビジネスを続けていけるようになったのは、
伴走者をもつ、
誰かと一緒にやる、
一人で頑張るのをやめて、
メンターやプロコーチを
つねに自分につけるようになったからです。
私はビジネスの場合なら、
いくらがんばっても
自分で俯瞰する、客観視するのは
限界がある
必ず盲点がある、とわかっているので
自分である程度考えたら、
そこでグルグルしたり止まっていないで
時間が無駄に過ぎていくばかりなので、
「今の私にとっての
作業の優先順位はなんでしょうか？」
と素直にメンターに質問します。
ひとりで考えて
頑張れば頑張るほど
ドツボにはまっていくので
そこの部分の助言、
フィードバックを
プロにまかせてしまう。
もちろん自分の頭で
先にいったん考えて、
こんなことやってみたんですが、
どうでしょうか？
と質問する。
毎日考え、実践すること、
PDCA、振り返りをすることを
やめないのは鉄則です。
信頼できるプロ、メンターやコーチに
聞く、質問する。
誰かと一緒にやる。
自分が今考えていること、
気づいたことをすべて
いったん外に出して、
言語化して話す（拡散する）。
それによって、
自分が考えていること、
本当はどうしたいのかを
自分の言葉を
自分の耳で聞く、
振り返る。
さらにプロの視点から
フィードバックをもらう
（収束させる）
仕組みをもつ。
それが
前に進み続ける
ものすごい原動力になっている
と感じます。
その他にも、
優先順位をうまく
つけられるようになるコツは
たくさんあります。
ただ大事なことは、
優先順位がつけらえないから
何もしないのではなく、
「とりあえず」やってみて
体感する、
そこで得られた体感をもとに
また優先順位を調整していく
ということが大事です。
もしあなたが
天職を見つけて
ビジネスとして実現したい
と思うのなら
優先順位を
うまくつけられるようになる
3つのコツを強く
意識してみてください。
なぜなら
ビジネスは逆算思考であり、
優先順位がうまくつけられないと、
一向にカタチになっていかないからです。
「変わることを恐れない」
「とにかくやってみる」
あなたのことを
いつも心から応援しています☆彡
天職実現マスターマインドコーチ
鈴木みつこ
カテゴリ: ビジネス天職実現
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