今日は、
付け焼刃・表面的ではなく
最大限に有効活用する時間管理のコツ
についてお話します。
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◆時間管理は大事だとわかっていても
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時間管理は、タイムマネジメントとも呼ばれ、
ビジネスの世界ではとても重要視されています。
ブレない自分軸で「最高の自分」を生きたい、
ビジネスとして天職実現したいと思うのならば、
時間管理は必須です。
でも、時間管理が大事だとは
わかっていても、
具体的はどうしたら、
どこから手を付けたらいいのか
よくわからない、
という声をよく聞きます。
また、行動が大事だと
学びや予定、やることを
たくさん入れすぎてしまって
１日の終わりには
ヘトヘトになってしまう、、、
というお悩みを
昨日もクライアントさんから
聞きました。
そうですよね。
もっと成長したい、
学びたい、
ビジネスを加速させたいと
良かれと思って
たくさんの予定を詰め込んでしまうと
その割には、学んだことが
消化できず、身につかない、、、
取っ散らかりすぎて
本当に今やるべきことがおろそかになり
結果につながらず
空回りしてしまうことが起き得ます。
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◆時間管理とは？
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そもそも
時間管理とはなんでしょうか？
ビジネスにおける「時間管理」とは、
時間の使い方を計画し、
その計画に沿って仕事をすることを指します。
たとえば、
自分が本当にやりたいことを
ビジネスとして形にする上では、
今自分にとって
いちばん重要なことは何か？
何を最優先でやるべきか、
「それは、本当に今やる必要があるのか？？？」
というふうに
自分の時間の使い方を把握して、
時間を有効活用する取り組みのことを
時間管理といいます。
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◆なぜ時間管理が重要なのか
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でも、なぜ時間管理が重要なのでしょうか？
今やりたいこと、楽しそうなこと
心惹かれることを
ワクワクやっていればいいじゃないですか？
うーん。それも一理ありますが
そんなふうに、ブロックも外れて
自分がやりたいこともわかり
行動できるようになった。
そうしたら、次のステージに行く必要があるんですね。
それは、もしあなたが
ビジネスとして天職実現したい、
自分の大切な想いを
形にしたい
と思うのなら
自分のエネルギーをしっかり集中させて
使えるようになる必要があるということ。
そのためには
やたらめったら
ただやればいい、行動すればいい
というものではなく、
方向性、集中することがが大事。
そうでないと
人生はどんどん
取っ散らかっていってしまうからです。
ではどうしたらいいか。
その一つは時間管理を習慣化、
仕組み化することです。
時間管理を適切に行うことで
ビジネスとして天職実現する上でも
作業を効率よく進めることができるようになります。
結果的に、時間の節約や
生産性の向上につなげることが
できます。
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◆ビジネスを行う上で、
すぐ必要になる時間管理とは
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具体的には
ビジネスを行う上で
すぐ必要になる「時間管理」って
どんなことでしょうか。
まず仕事なので
プロとしてやっていくためには、
納期や約束、
締切、提出日時といった
仕事上で重要な時間を
守れるようになる必要があります。
ビジネスには、「スピード感」が必要だと
以前からもお伝えしていますが
こうした「スピード感」
「時間や約束を守る」ことは
お客様、相手との
信用関係、安心感に
ダイレクトにつながります。
遅れないように
設定した日時を
厳守する必要があります。
でも、子ども時代の
夏休みの宿題と同じで、
追い込まれないとやらない人は要注意です。
ただ漠然と、納期や提出日に
間に合わせることを考えていても、
仕事をどのくらいのペースで
進めればいいのかわからないので
期待以上の成果、
結果を出すことは難しいです。
だからこそ、
日常的に時間管理を行って
自分の持ち時間のリソースや
体力的なエネルギーを把握し
納期や約束に間に合うよう
ビジネスをコツコツ進めることが重要なわけです。
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◆じゃあ、具体的にはどうしたらいいか？
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じゃあ、具体的には
どんなところから始めたらいいか？
ビジネスにおける
時間管理は、大きく分けると
3つの要素に分類されます。
・スケジュール管理
・タスク管理
・時間リソース管理
です。
でも、時間管理が苦手な人は
この中のどれか
あるいは
全部が苦手です。
スケジュール管理とは
約束の時間を
スケジュールにまとめて管理することです。
私の場合は
アナログとデジタルを使い分けています。
さらに大事なことは
絶対忘れないように
二重、三重にチェック
媒体を分けて記入するようにしています。
全体的な
スケジュール管理は
手書きのジブン手帳
見開き2ページの月間マンスリーを
使っています。
ここに、この日は
何時から〇〇をする
といった予定をまずは書き込む。
色分けして。
私の場合は
役割定義としては
現在は3つの区分があります。
この一カ月を例にとってみると
1) 自分（主にビジネス）
⇒ クライアントさんとのセッション、
ビジネス・ステージアップのための
メンターや受講講座、学習関連
2) 母・妻
（夫、娘、息子、家族全員が自閉症ASDあり）
⇒ 娘、息子の学校対応
病院の付添い、
障害福祉関連、
申請や更新手続き等
3) 嫁・娘
（市内に住む義母および
両親の介護関連サポート）
⇒ 長男の嫁として
耳が遠く足が悪い
高齢の義母の引越し（独り暮らし）
実作業、全書類手続き、
片付け、移動
電話、郵送物 転送
⇒ 養父のヘルニアの手術入院対応
⇒ 実母の介護サポート
（認知症が少しずつ進んでいる）
それらをたとえば、
自分関連の重要なスケジュールは
赤字で。
娘息子関連の学校行事は
青字で。
病院、介護などが絡むものは
緑で
（私にとって、
健康は緑色のイメージなので）
時間とともに
書き込んでいます。
仕事に関しては
クライアントさんとのセッションは
赤字でも、〇で囲むとか
自分の学び関連では、
赤字で書いた上に
黄色の蛍光ペンでアンダーラインを引く。
など
さらに分けて
一目で見てわかるように
一元管理をしています。
そして日時が決まった時、
変更があったときは
即時、スケジュール帳に書き込む。
無理な場合は、必ずメモして
バッグの中のお財布の近くに入れるなど
後で必ず見返すところに入れる。
こうやって言語化してみると
私良くやってるな～と
自分でも思うんですが（苦笑）
新幹線が
あれだけ速く、
たくさんの本数が
１日に走っていても
きちんとした運行管理のもとであれば、
衝突しないように
タイムテーブルを決めて
時間管理、
優先順位、
自分マネジメントの方法を
磨いていけば、
なんとかなるんですよね。
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◆時間管理の注意点は？
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ただ一つ、
昨日のクライアントさんから
お悩みを聞いた時に、
「ああ、それやっちゃだめだよ～」
と思うお話、
私ならやらないよー
と思う
要注意点がありました。
それは、
とくに自分の学びに関して
１日にいくつも予定を入れてしまうこと。
良かれと思って、
１日に５個、オンラインで
コミュニティの活動に参加したり、
講座を受けるなどです。
コロナのこともあったりで
最近では
オンライン化が一気に進み、
リモートワーク、働き方も
10年、20年前とは全く違ってきましたよね。
だから、
成長したい、もっともっと学びたい
ビジネスを加速させたいと思うなら
オンラインでいくらでも講座は受講できるし
コミュニティで仲間とつながることもできる。
お休みの日とか
スケジュールが割と空いている日は
いくらでも
予定を入れられますよね。
でも、そこに落とし穴があります。
「それは、本当に今やる必要があることですか？」
「優先順位は、明確になっていますか？」
「どのように、あなたのビジネスにつなげるか、
全体像を俯瞰し、明確に言語化できたうえで
行動していますか？」
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◆単なるスキルではなくて必要な視点
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私たちは、肉体を持っているので
エネルギー、体力には限りがある。
さらに１日は誰にとっても２４時間です。
だからこそ、
自分の持つ時間やエネルギーのリソースを鑑みて
管理することが超重要になるということです。
私の場合も、
今後ビジネスのステージが
上がっていけばいくほど変わるだろうし、
家族の状況、環境が変われば
また変わる、
つねに流動的なものとなりますが、
それでも
時間管理、スケジュール管理について
当たり前のようにやっていることがあります。
それは
・ゴールを強く意識する
・一度にひとつ「絞る」こと
・集中する
・同じものはまとめる
・つねに余白、空間をもつ
スケジュールはつねに余裕を持つ。
びっしり埋め尽くさない。
ことなどです。
基本的には
自分の学びに関していえば、
１日に受ける講座は１つ。
なぜなら、
いくつも受けてしまうと
そのための事前準備（予習）
復習、振り返りが十分にできず
消化ができないから。
単なる知識メタボになって
使うことができないから。
学びに関しても
私はメンターと仰ぐ方はたくさんいますが
近い分野では
（例：ビジネス、スピリチュアルなど）
学びは一度にひとつです。
一定の期間の中で
近い分野で
講座を掛け持ちで受けるということは
しません。
コミュニティ活動も
良かれと思って
別の分野で あれもこれも参加と
欲張ることはしません。
とくにオンタイム、ライブ参加の場合
自分の時間を切り売りするような感覚に
近いものがあるからです。
それよりも
自分をととのえることの方に
注力する。
また
自分の仕事関連で、
重要なこと
たとえばクライアントさんとのセッション、
自分自身のビジネスの学びなどがある日は
家族対応、病院付添い、
何かの申請お役所関連、
立ち合いなどの予定は一切入れない。
（それでも突発的に緊急対応が
必要なことが入ることはあり得ますが）
そういうものは
とにかく、似たような作業は
１日の中で行えるように効率化を図り、
まとめる。
たとえば、
57年間 住み続けた
家の老朽化に伴う
独り暮らしの高齢の義母の引越し作業。
近年、引越しをしたことのある人は
家族が増えれば増えるほど、
住んだ年数が長ければ長いほど
引越しには膨大な作業が伴い、
住所変更するだけでも
ものすごい書類手続きが必要になり、
その大変さがわかるかと思いますが、
そんなこと言っててもしょうがないので
最短で効率的に、しかも本人が心地よく
新居に住めるように
そのために事前に
全部自分がやる必要があることを調べ
洗い出すことをしました。
それをグループ分けして
期限ごとに、
やるべき優先順位を決めて
エクセル工程表をつくり
一つずつチェックリストに 記入しながら
コツコツこなしていく。
そんなことを
いま私は ある意味
ワクワク工夫し
楽しみながら
やっています。
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◆付け焼刃ではない時間管理の本質
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何が言いたいかというと、
時間管理が大事
というのは
わかっていても
具体的な
自分にあった
仕組みづくりに落とし込んでいかないと
前に進めないということ。
時間管理の大切さは
ネット上でもよく書かれているけれど、
でも、それも
年代、ライフステージ、家族環境、仕事の種類でも
いくらでも全然変わってくる。
たとえば
20代で起業する人と
40代、50代で起業しようとする人では
全然違う時間管理のしかたが必要になる
ということ。
それは
私自身、
単身、渡米ダンス留学した20代のころ
結婚したころ
子どもが生まれたころ
少し子育てが落ち着き始めた頃
でも手がかからなくなった分
精神面で振り回されることが増えた時代、
自分自身が更年期と呼ばれる時代に
さしかかり、体力のおとろえなど感じ始めた頃
とともに
親の介護などもしなくては
ならなくなったころ
ぜーんぶ、全部
時間管理の仕方、
意識の置き所は変わりました。
でもその一方で
本質的には変わらない部分もあるんですよね。
それは
自分の人生をあきらめないこと。
自分の人生を輝かせることに集中すること。
いつだって
自分の人生の主人公は自分。
すべてのことに対して
自分が主導権を握り、
自らの人生の主人公となって
すべての責任をとっていく
生まれる前に決めてきた
「最高の自分」個を輝かせる！
というスタンスを
いつだって
胸にキープすること。
時間管理の大切さ、具体的なスキルは
いまここだけでは到底語りつくせませんが
そんな中でも
単に付け焼刃的な
技術じゃないこと、
そうしたスタンスをまずはもつことが
大事だよ
ということを
あなたにはぜひお伝えしたかったのです。
何か、あなたの天職実現に
参考になる部分があれば
嬉しいです。
以上、今日は
付け焼刃・表面的ではなく
最大限に有効活用する時間管理のコツ
というテーマでお話しました。
いつも心から
あなたを 応援しています！
天職実現コーチ
鈴木みつこ
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